EL SAV (SISTEMA AUTOMATIZADO DE VENTAS) DE HOY.

- CONCEPTO:

El sistema automatizado de ventas (sav) guarda, usa y emite información sobre, clientes, proveedores, vendedores, artículos, ventas, compras, deudas a pagar y a cobrar, fabricación de artículos. Imprime facturas, remitos, pedidos, presupuestos, notas de envío, así como también información y estadísticas de la empresa en cuestión Dándonos como beneficio automatizar la información para que la empresa crezca para ello es necesario invertir en tecnologías que simplifiquen el trabajo y a la vez reducir el trabajo manual.

- ADMINISTRACIÓN DE CONTACTO:

 Un sistema de información (SI) no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores. El sistema de información (SI) existe siempre, esté mecanizado o no. La aplicación del ordenador a los sistemas de información (SI) produce los sistemas de información basados en computadora o Sistemas de Información Automatizados (SIA).

- SAV Y CRM MÓVIL

Junto a Internet y la WEB   la telefonía móvil constituye el ámbito tecnológico de mayor crecimiento en la actualidad. Se prevé que en el 2003 el número de teléfonos en funcionamiento en todo el mundo alcance el millar-do de unidades y, sólo en España, se estima que, a finales del presente año 2000, el número de móviles supere el número de líneas convencionales

 

- FACTORES DE ÉXITO PARA SAV

·         que el producto o servicio satisfaga una necesidad.

·         la calidad y el precio deben ser adecuados.

·         ofrecer un valor agregado para el cliente.

·         buscar ser líder en el mercado.

·         comprar a precios competitivos (integración de cadenas).

·         saber hacer las cosas mejor que otros.

·         detectar las fuentes de obtención de recursos.

·         estar en una buena ubicación.

·         ofrecer un producto / servicio innovador

PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE LA ORGANIZACIÓN:

- CONCEPTO:

Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la informacion basica y presisa de nuestra empresa, en el cual incluimos: breve reseña historica de la empresa, vision, mision, objetivos de nuestra empresa, productos, servicios, garantias, socios, proveedores, respaldos, clientes de la empresa y los datos de contacto como correo electronico, direccion, telefono, fax etc....

esta informacion deve ser breve pero consisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar. por lo tanto es indispensable que la imajen corporativa sea de lo mas presentable y llamativa sin faltar a los recursos protoicolarios que la gestion amerita.

PARA QUE SIRVE

Portafolio de servicios, por su parte, es la acción y efecto de servir. En el ámbito de la economía, el concepto está vinculado al conjunto de las actividades que realiza una empresa para responder a las necesidades de los clientes. En este sentido, puede decirse que los servicios son bienes no materiales.

- PARTES QUE LO COMPONEN.

Breve reseña histórica de la empresa.

Visión

Misión

Objetivos de nuestra empresa

Productos

Servicios

Garantías

Socios

Proveedores

Respaldos

Clientes de la empresa

Datos de contacto como:

correo electrónico,

dirección,

teléfono,

fax etc....

Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar.

Por lo tanto es indispensable que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión amerita

CARACTERISTICAS Y CONTENIDO:

Debe ser un Diseño integral con la imagen de la empresa que ofrece los servicios, la mejor manera de entregar un portafolio de servicios es que este mismo sea una solución para tus potenciales clientes.

QUE DATOS DEBE ENCONTRAR UN PORTAFOLIO DE SERVICIOS

 Información personal: datos de la empresa, intereses, opiniones, actividades sociales, lugares visitados, etc. objetivos y planes. Educación y méritos académicos: formación, cursos y proyectos. Experiencia profesional: roles ocupados, tareas, responsabilidades, etc.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

- CONCEPTO

Comunicación empresarial o corporativa es la comunicación que proviene de una empresa, y se dirige a sus distintos públicos también  tiene que ver con la gestión de las percepciones, una eficaz y oportuna difusión de la información, una imagen corporativa positiva y una relación positiva con todos las partes interesadas

- FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Las funciones a las que es necesario para llegar al éxito en la comunicación empresarial es tener que dar distintos pasos cautelosamente dados acontinuacion

·         De información, el interés de las personas comienza cuando poseen una clara información sobre el desempeño de su labor, ya que así se sienten que importan y que cumplen una función real dentro de la empresa evitando la pasividad y desmotivación.

·         De explicación, todas las personas deben conocer y comprender, las razones de las órdenes que se les dan, así como las decisiones que se toman dentro de la organización..

·         De interrogación, debe suscitar el hacer preguntas de aclaración, y abrir la posibilidad de dialogo entre las partes.

·         De información, incluye el conocimiento preciso sobre los objetivos, el modo de llegar a ellos, directrices de actuación, relaciones internas y un sinfín de conceptos.

·         De dirección y gestión, incorporando a las personas sus obligaciones en la empresa, y todos los aspectos técnicos y profesionales para el desempeño de su puesto de trabajo.

·         De la influencia, encaminada a crear el ambiente adecuado para que el trabajador se concrete en cada momento en la acción que precisa la empresa para alcanzar sus metas.

·         De la integración, como resultado de una comunicación dirigida a cohesionar las personas entre sí y a éstas con la organización.

·         Función Corporativa, considerando a la comunicación como un factor que contribuye a fijar la identidad y personalidad corporativa.

·         Función Operativa, permite compartir conocimientos técnicos para el mejor desempeño del puesto, ya que la comunicación actúa sobre conductas, tareas y relaciones con la empresa.

·         Función Cultural, como trasmisión de un concepto de creencias vivas, normas asumidas y valores no escritos, enseña y habitúa a “vivir la empresa”.

·         Función Estratégica, inestimable valor instrumental para la gestión. Programas de acción y estrategias de comunicación siempre unidos tanto para el planteamiento como para el desarrollo, aplicación y evaluación de la tarea.

- CLASIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Comunicaciones De Trámite

Las comunicaciones de trámite pertenecen mayormente al ámbito administrativo, tienen como objetivo proveer información relacionada con cada uno de los estados, pasos o diligencias que hay que recorrer durante la realización de un negocio o asunto. Éstas comunicaciones requieren menos esfuerzo mental, o empuje analítico, y menos esfuerzo que las comunicaciones persuasivas como por ejemplo las Comunicaciones sobre la compra o solicitud de mercancía o puede ser  una solicitud de crédito.

   

Comunicaciones persuasivas o de esfuerzo argumentativo:

Las comunicaciones persuasivas tiene como objetivo informas y convencer o persuadir además de actuar sobre la voluntad o mover a la acción. Requiere un gran esfuerzo mental o empuje analítico y esfuerzo argumentativo. Como por ejemplo las comunicaciones sobre referencias o informes  como en  recomendaciones

COMUNICACIONES INTERNAS Y COMUNICACIONES EXTERNAS

Comunicaciones internas:

Estas  internas son los que  van dirigidas a personas que trabajan en una misma empresa. Se encargan  atender de manera efectiva asuntos de la empresa además  son efectivas para la satisfacción, seguridad, productividad y ganancias. Los empleados Deben conocer sobre seguros médicos, otros seguros, adiestramientos, ascensos, pensiones, desarrollo del trabajo, retiro y otros asuntos. Así mismo, los superiores valoran, además de los informes periódicos que rinden los empleados; sugerencias, planteamientos sobre problemas e insatisfacciones. Especialmente, si se comunican con claridad y corrección.

 Algunos ejemplos de estas comunicaciones son: cartas, memorandos, informes, comunicaciones orales, en persona y por teléfono, así como tele-conferencias y vídeo-conferencias.

Comunicaciones externas:

Son las que van  dirigidas a personas fuera de la empresa y Por medio de las comunicaciones adecuadas: cartas, propuestas, informes, conversaciones en persona, conversaciones telefónicas y otras, se crea una buena imagen de la empresa.

La comunicación efectiva, interna o externa, contribuye al desarrollo profesional de todas las personas que trabajan en la empresa. Su reputación depende, muchas veces, del éxito o fracaso de sus mensajes orales y escritos.

COMUNICACIONES FAVORABLES O NEUTRALES Y COMUNICACIONES DESFAVORABLES

Comunicaciones favorables o neutrales:

Las comunicaciones favorables o neutrales dan a conocer información agradable o que la persona destinataria no considera ni buena ni mala. Estas comunicaciones son fáciles de crear y de redactar o de plantear oralmente. Se comunican mediante un acercamiento o forma directa porque no ofenden ni causan una mala impresión. Como ejemplo se puede decir de una aprobación de crédito, agradecimientos, aceptaciones dee propuestas o algún anuncio sobre eventos

Comunicaciones desfavorables:

Las comunicaciones desfavorables dan a conocer información que es adversa a los intereses de la persona destinataria y que puede afectar su ánimo de forma negativa. Su elaboración exige mayor discreción así como el punto de vista y el tono adecuados. Tienen, además, el objetivo de lograr y mantener una buena imagen de la empresa como ejemplo de este tipo de comunicación se encueta los despidos o cesantías, conclusiones de beneficios o querellas

CONDUCTO REGULAR

Es el medio empleado para trasmitir ordenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones, escritas y verbales a través de la línea de mando de la organización y jerarquía establecidas.

RELACIONES PÚBLICAS

La misión es generar un vínculo entre la organización, la comunicación y los públicos relacionados además de convencer e integrar de manera positiva, para lo cual utiliza diferentes estrategias, técnicas e instrumentos.

- CLASES DE PÚBLICO

Se pueden determinar tres tipos de públicos:

INTERNO: es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin común de |la organización. Ej.: los empleados, directivos, los accionistas mayoritarios.

EXTERNO: es aquel que no tiene relación directa con [[|la organización]]. Ej.: las autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los competidores.

MIXTO: este tipo de público ocupa una posición intermedia respecto de las posiciones extremas entre el público Interno y el público Externo. Hay dos tipos de públicos mixtos:

Mixto Semi-interno: en este grupo están los clientes reales, los familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos.

Mixto Semi-externo: en este grupo se pueden incluir a los clientes ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas.

 

- FUNCIONES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

Estas son las actividades que hacen todos los relacionistas públicos para poder llevar a cabo su ejecución de su labor

1. Elaboración y puesta en marcha de un programa de relaciones públicas con los diferentes públicos, tanto a corto, medio y largo plazo.
2. Supervisión de las publicaciones empresariales.
3. Revisión de todos los documentos destinados al exterior, para verificar si, de alguna manera, se refieren a las relaciones públicas de la empresa.
4. Preparación o aprobación de todas las noticias, artículos, fotografías, etc. que se entregan a los medios de comunicación.
5. Preparación o consejo de declaraciones y discursos de los dirigentes de la empresa. sus trabajadores sobre la política empresarial y los problemas que la misma empresa pueda tener.
6. Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afincan las sedes de la empresa, colaborando con los periódicos locales, organizaciones cívicas y sociales, escuelas, etc.
7. Trabajar en estrecho contacto con la dirección y los consultores legales de la empresa en cuestiones de relación con los órganos de gobierno, incluyendo personalmente al presidente de la empresa.
8. Colaboración con el servicio de marketing en la preparación y ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de ventas.
9. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.
10. Investigar de la opinión pública sus actitudes y expectativas.
11. Tomar medidas para prevenir, descubrir y eliminar cualquier malentendido.
12. Fomentar las buenas relaciones entre el personal y los públicos internos y externos de la empresa.
13. Proyectar la imagen e identidad corporativa.
14. Participar en reuniones directivas.
15. Conocer y clasificar los diversos públicos de la entidad.
16. Asesoría y consejos a los departamentos de personal en cuestiones de relaciones con los empleados, de forma que se ayude a la empresa a ilustrar.

 

- COMUNICACIONES EN LAS RELACIONES PÚBLICAS

 Todas las empresas tienen necesidades diferentes de comunicación además es esencial que exista una evaluación y selección en los mensajes y medios que se vayan a utilizar hacia el público teniendo el cuenta el perfil de la empresa.se considera importante que en estas organizaciones se mantengan actualizadas diariamente ya que hay empresas que tiene mayor competencia y la necesidad hace que exista mejor comunicación para su público interno y externo, asi como lograr una imagen e identidad de la empresa. Por esto se cree importante el uso de herramientas de comunicación organizacional.

NORMAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN

El sistema de calidad de las organizaciones se sustenta y se demuestra por medio de documentos escritos.  La empresa debe contar con procedimientos adecuados para la elaboración, estructuración, presentación, actualización, revisión, aprobación, publicación, distribución y seguimiento en la aplicación de las normas internas.

EL PROCESO DE CONTROL INTERNO.

·         Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no añadidos:

·         LAS PERSONAS. El Consejo de Administración se convierte en depositario y se erige como un importante elemento de control interno.

·          SEGURIDAD RAZONABLE. El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la dirección y al Consejo de Administración en la consecución de los objetivos de la entidad.

·         OBJETIVOS. Pueden ser clasificados en 3 ámbitos o categorías: Operativos,  información financiera, cumplimiento

·         COMPONENTES. El control interno no es un proceso lineal, sino un proceso interactivo multidireccional, con cinco componentes interrelacionados: - Entorno de control como  Evaluación de riesgos o Actividades de control

·         ELEMENTOS DEL ENTORNO DE CONTROL. Integridad y Ética – Un clima ético vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles, es esencial para el bienestar de la organización, sus componentes y el público en general. La transmisión de valores se hace: - con el ejemplo Estableciendo normas escritas

·          EVALUACIÓN DE RIESGOS La determinación de objetivos es una condición sine qua non para establecer un elemento fundamental del control interno: la evaluación de riesgos. Los objetivos pueden clasificarse en relativos a operaciones, a información financiera y a cumplimiento.

·         OBJETIVOS DE LAS OPERACIONES. Son la razón de ser de las empresas y se dirigen a la consecución del objetivo social. Son peculiares para cada entidad y han de ser coherentes y realistas. Aunque no son un elemento de control interno sino de gestión, son una base previa para aquél.

·         OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN FINANCIERA Requisitos de fiabilidad de los estados financieros: - principios contables aceptados y apropiados a las circunstancias Información financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada pertinentemente Estados financieros que reflejen adecuada y razonablemente la situación financiera Como cualquier información, los estados financieros anuales deben cumplir:

·         OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO. Los objetivos se interrelacionan y debe existir una estructuración coherente de los mismos. La definición más usual hasta hace pocos años incluía como objetivos del mismo el adecuado reflejo de losregistros contables y la salvaguarda de los activos. También debe lograr un nivel adecuado de información sobre la consecución de los objetivos operativos.

·          RIESGOS. La identificación y el análisis de riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La identificación de riesgos debe ser seguida de un proceso de análisis de los mismos, que incluye: estimación de su importancia, evaluación de su probabilidad y análisis de cómo han de gestionarse ( = establecer medidas para limitarlos o reducirlos). El análisis de riesgos es fundamental para el éxito de la Compañía

·         GESTIÓN DEL CAMBIO. El análisis de riesgos es una actividad que debe revisarse de forma continua y exige a la dirección una permanente alerta para detectar las circunstancias que modifican el entorno y, por consiguiente, los nuevos riesgos a los que se enfrentan.

·         LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Se traducen en políticas y procedimientos. El control interno es un mecanismo integrador del proceso de gestión. Son posibles mecanismos de control:  segregación de funciones o análisis realizados por la dirección

·         INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN.

Los flujos de información (verticales, horizontales o transversales; formales o informales) se recogen de fuentes internas o externas y se comunican a destinatarios tanto internos como externos.

COMUNICACIÓN. Transmisión de información, interna y externa. La dirección establece los canales adecuados para que la comunicación llegue con claridad a sus destinatarios. Es preciso mantener canales independientes que actúen como mecanismos de seguridad.

·         SUPERVISIÓN Su objetivo es asegurar que el sistema está funcionando adecuadamente y que tiene capacidad de adaptación a las necesidades y cambios en el entorno, a través de actuaciones y evaluaciones recurrentes o específicas.

·         INFORMACIÓN SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Deficiencia situación o condición del sistema de control interno digna de atención (insuficiencias o posibles mejoras). La fuente de identificación de deficiencias son las actividades de supervisión recurrentes, las esporádicas y las fuentes externas. Todas las debilidades de control interno que puedan afectar a la consecución de objetivos de una entidad deberían ser comunicadas

·         RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO

Llevado a cabo por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal. La responsabilidad más directa corresponde a la dirección, que también asigna a los directores de departamento responsabilidades de gestión y control interno, pero casi todo el personal cumple alguna función de control interno, transmitiendo posibles sugerencias por los canales adecuados: los miembros de la organización deben concientizarse de que el control interno no es ajeno a ellos, sino que todos están implicados

·         LIMITACIONES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

La seguridad es razonable y no absoluta. En cuanto a los objetivos operativos, el sistema genera la información necesaria para que dirección y Consejo de Administración conozcan de forma adecuada en qué medida se cumplen los objetivos, pero no garantiza que los objetivos se estén alcanzando. En cambio sí se pueden alcanzar, siempre con una seguridad razonable, los objetivos de información financiera y su cumplimiento.

·         OMISIÓN DE CONTROLES POR PARTE DE LA DIRECCIÓN – Encubrir situaciones no deseadas o realizar u ocultar actos fraudulentos: no confundir con la intervención (actos de la dirección con finalidades legítimas pero fuera de las políticas establecidas) utilizada para enfrentar acontecimientos puntuales

·         CONFABULACIÓN DE 2 O MÁS PERSONAS – No identificable por el sistema de control

·         RELACIÓN COSTE/BENEFICIO - El beneficio de un control es difícil de cuantificar de forma positiva. Generalmente es más fácil evaluar los costes de los controles, aunque es más difícil con los de alto nivel.

·         APLICACIÓN A LAS PEQUEÑAS EMPRESAS La filosofía y los conceptos básicos son aplicables igualmente a laspymes.

·         EL ENTORNO DE CONTROL Es muy poco probable que una pequeña empresa disponga de uncódigo de conducta formal y que el Consejo de Administración cuente con suficientes miembros cualificados.

·         LA DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS En una pequeña empresa se simplifica la determinación y comunicación de los objetivos que, aunque no esté muy formalizada, tendrá un seguimiento directo dada la involucración directa de la dirección general que también participará directamente en el análisis de riesgos, que también seguirá un procedimiento informal pero seguramente muy flexible y adaptado a las circunstancias.

·         LAS ACTIVIDADES DE CONTROL En una pequeña organización no suele ser posible mantener todos los mecanismos de control que existen en las grandes organizaciones pero el control de la dirección suele ser más directo y concreto y su presencia permanente es un elemento fundamental dentro del funcionamiento del sistema de control.

·         INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La información también es esencial en las pequeñas empresas. L osmedios informáticos actuales facilitan la recogida de información interna independientemente del tamaño de la entidad pero la información externa en estas empresas pequeñas requiere una fuerte involucración de la dirección.

·         SUPERVISIÓN La dirección debe apoyarse en los empleados, los auditores externos, los terceros y otros asesores externos. En resumen, los conceptos básicos de control interno son aplicables a todo tipo de entidades, independientemente de su tamaño, pero la aplicación práctica es más directa, flexible e informal en las pequeñas organizaciones.

·         LA INFORMACIÓN SOBRE EL CONTROL INTERNO El hecho de informar públicamente sobre el control interno no constituye un componente eficaz ni es un elemento que contribuya a conseguirlo, pero normalmente el Consejo de Administración que va a emitir un informe sobre el control interno suele analizar el sistema con más detalle y se preocupa por conseguir que funcione de manera correcta.

·         ALCANCE DEL INFORME El control interno relativo a la formulación de estados financieros públicos es realizado por el Consejo de Administración, la dirección y el resto de empleados de una entidad, diseñado para proporcionarle un grado razonable de seguridad en cuanto a la fiabilidad de dichos estados financieros. - objetivos operativos: no se plantea la información pública.

·         CONTENIDO DEL INFORME Se emite a fecha de cierre de ejercicio y cubre no sólo las cuentas anuales sino también los estados financieros intermedios publicados y cualquier otra información financiera publicada a lo largo del ejercicio. Se tiende a incluir los siguientes elementos:

1.        Responsabilidad de los administradores en el control interno

2.       Análisis de elementos específicos: - Funciones del Comité de Auditoria

3.       Políticas y procedimientos escritos

4.        Delegación de poderes